Hoe bewijst u de juistheid van uw rittenregistratie?

De juistheid van een rittenregistratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Black-Box-systemen
Voor een goede rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé-rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient.