Rittenadministratie bestelauto’s

De verplichting van een sluitende rittenadministratie voor bestelauto’s is per 1 januari 2006 komen te vervallen. Hierdoor komt een einde aan een grote administratieve last. Het besluit hierover werd op 27 november 2005 door de Tweede Kamer genomen.

Indien een werkgever het privé gebruik met de bestelauto verbiedt, hoeft de werknemer niet zoals nu het geval is een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Wel moet de werkgever dit verbod schriftelijk vastleggen, voldoende toezicht houden, en een passende sanctie opleggen indien het verbod wordt overtreden.

Eén bestelauto voor meerdere chauffeurs
De Tweede Kamer besloot verder dat er een afkoopmogelijkheid komt voor bestelauto’s die door meerdere chauffeurs gebruikt wordt. Voor € 300,- per bestelauto per jaar koopt de werkgever een hoop administratieve rompslomp af.

Want wanneer de bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend aan verschillende werknemers ter beschikking wordt gesteld, is een individuele toepassing van de autokostenfictie niet mogelijk. Het privé-gebruik van de bestelauto wordt d.m.v een eindheffing van € 300,- bij de werkgever belast.

Speciale regeling bestelauto
Een werkgever hoeft geen loonbelasting in te houden voor bestelauto’s die buiten werktijd niet privé gebruikt worden. Dit is in één van de volgende situaties het geval:

1. De aard en inrichting van de bestelauto maken deze nagenoeg uitsluitend geschikt voor het vervoer van goederen (de bestelauto heeft alleen een stoel voor de chauffeur.
2. Wanneer de bestelauto na werktijd ingeleverd wordt bij de werkgever (na werktijd staat de bestelauto achter het hek).
3. Wanneer de werkgever de werknemer verbiedt de bestelauto privé te gebruiken. Dit verbod moet dan wel aam een aantal voorwaarden voldoen:
   • Het verbod is schriftelijk vastgelegd.
   • Men bewaart dit schriftelijke verbod bij de loonadministratie.
   • Men houdt voldoende toezicht op de naleving van het verbod en de werkgever legt bij overtreding van het verbod een passende sanctie op.

Passend toezicht Bij passend toezicht kan men bijvoorbeeld denken aan het afdoende controleren van kilometerstanden, hoeveelheid verbruikte brandstof buiten werktijd, tanken van brandstof buiten werktijd.

Passende sancties
Bij passende sancties kan worden gedacht aan het opleggen van geldboetes die in verhouding staat met de te betalen belasting in verband met de bijtelling, verhalen van de werkgever van de bij hem nageheven loonbelasting en ontbinding van de dienstbetrekking.